NOMINA DI RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO ESTERNO PER LA GESTIONE DEI DATI E SISTEMI INFORMATICI

Ai sensi degli artt. 2-quaterdecies del decreto legislativo n. 196/2003 e 28 del Regolamento UE n. 679/2016, in conformità alle intese intercorse, e nell’ambito dell’incarico per l’erogazione del servizio gestionale per agenzie immobiliari denominato Miogest, vi comunichiamo la nomina a responsabile del trattamento per la gestione dei dati e/o dei sistemi informatici alle condizioni di seguito esposte.

In qualità di responsabile del trattamento accederete ai dati del servizio unicamente per garantire la sicurezza, riservatezza ed integrità dei dati immessi dall’utente nell’uso del servizio Miogest, ed effettuare gli interventi di assistenza e manutenzione dei supporti informatici sui quali sono conservati i dati medesimi.

Nello specifico vi impegnate a:

1. a) gestire il sistema informatico nel quale sono conservati i dati personali secondo le indicazioni contenute nel presente incarico ed in osservanza alle previsioni di cui agli artt. 28 e 32 del Regolamento UE n. 679/2016, mettendo in atto tutte le misure tecniche ed organizzative necessarie a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenuto conto della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento effettuato in esecuzione del contratto in essere tra le parti, ed attenendosi ad ogni eventuale direttiva documentata da parte del Titolare e/o del Responsabile da questi nominato in tema di sicurezza, ove necessaria e conforme alla legge;
2. b) assegnare e gestire un sistema di autenticazione informatica nell’accesso agli strumenti ed alle applicazioni informatiche mediante l’uso di parole chiave e/o i codici identificativi personali, con custodia delle relative credenziali, e loro disattivazione nei casi previsti dalla legge;
3. c) adottare programmi antivirus, firewall e/o altri strumenti software od hardware di uso comune atti a garantire la sicurezza dei dati, verificandone l’installazione, l’aggiornamento ed il funzionamento;
4. d) provvedere al ricovero periodico dei dati con copie di back-up, vigilando sulle procedure all’uopo attivate ed assicurando la qualità delle copie e la loro conservazione in luogo adatto e sicuro, consentendo altresì il rispetto dei diritti di portabilità di cui all’art. 20 del Regolamento UE n. 679/2016;
5. e) comunicare prontamente al Titolare del trattamento, e comunque non oltre le 72 ore dal momento in cui ne è venuto a conoscenza, eventuali violazioni dei dati personali (data breach) e qualsiasi situazione che possa comprometterne il corretto trattamento informatico, adottando, di concerto col medesimo, nuove misure di sicurezza atte a circoscrivere gli effetti negativi dell’evento e a ripristinare la situazione precedente;
6. f) nominare per iscritto gli eventuali soggetti incaricati di una o più attività specifiche di trattamento dei dati ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del decreto legislativo n. 196/2003, scegliendoli tra persone munite dei necessari requisiti di esperienza, capacità ed affidabilità, ed imponendo anche su costoro il rispetto degli obblighi in materia di protezione dei dati di cui al presente incarico;
7. g) predisporre un idoneo sistema di controllo periodico sull’operato dei propri incaricati, conservandone l’elenco con indicazione dei relativi estremi identificativi e delle funzioni attribuite, ed adottando sistemi idonei alla verifica degli accessi logici da questi effettuati sugli strumenti elettronici.
8. h) salvo diversi obblighi di legge, non divulgare, diffondere, trasmettere o comunicare i dati immessi dal Titolare del trattamento, garantendo che anche gli incaricati e le persone autorizzate al trattamento di tali dati siano impegnate alla riservatezza od abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza, il tutto nella piena consapevolezza che i dati rimarranno sempre e comunque nella disponibilità esclusiva del Titolare del trattamento, e pertanto non potranno essere venduti o ceduti, in tutto o in parte, ad altri soggetti.
9. i) assistere il Titolare del trattamento, con misure tecniche e organizzative adeguate, al fine di consentirgli l’evasione delle richieste di esercizio dei diritti di cui al capo III del Regolamento UE n. 679/2016, nonché il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del medesimo Regolamento;
10. l) consentire e contribuire alle eventuali attività di verifica, comprese le ispezioni, realizzati dal Titolare del trattamento o da suo incaricato.
11. m) all’atto della conclusione del servizio, su richiesta del Titolare del trattamento, restituire o cancellare in modo permanente dai propri sistemi elettronici e/o archivi cartacei tutti i dati, entro i normali tempi tecnici a ciò necessari.

E’ espressamente esclusa dal presente incarico ogni altra obbligazione od impegno non espressamente sopra indicato, o non concordato successivamente dalle parti per iscritto.

Pertanto il Titolare del trattamento nulla più pretenderà rispetto a quanto previsto nel presente atto di nomina e considererà assolto l’incarico da parte del Responsabile esterno del trattamento col mero adempimento agli impegni sopra indicati.

La durata del presente incarico è pari a quella del contratto di erogazione del servizio Miogest, e terminerà automaticamente alla cessazione, per qualsivoglia motivo e/ o ragione, del rapporto principale intercorrente tra le parti. Resta inoltre inteso che l’incarico di Responsabile esterno non sostituisce, anzi, è meramente accessorio al rapporto contrattuale instaurato dalle parti per l’erogazione del servizio Miogest, che si intende qui richiamato e riconfermato in ogni condizione, ivi comprese le eventuali limitazioni in tema di obbligazioni e responsabilità delle parti.

A mezzo della presente si dichiarano conosciuti e autorizzati in via generale dal Titolare del trattamento i responsabili e/o incaricati ex art. 2-quaterdecies del decreto legislativo n. 196/2003 nominati dal Responsabile esterno.

Con la sottoscrizione della presente scrittura, il Responsabile esterno accetta la nomina.

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